Mikroregion Šternbersko hledal způsob, jak všechny obce a organizace efektivně a za přijatelné náklady připravit na zavedení pravidel GDPR. Nakonec pro všech 33 subjektů, konkrétně 18 obcí a 15 jejich příspěvkových organizací nalezl řešení, které odpovídá pouhému zlomku hodnoty oproti ostatním nabídkám. Zavedení GDPR pro jednu obec, případně její organizaci, vyšlo na 5900 korun. Díky vzájemnému sdílení mají obce i organizace vyřešeny též funkci pověřence.
„Licenci na software pořídil náš svazek pro subjekty, které závazně deklarovaly zájem řešit problematiku implementace obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) prostřednictvím Mikroregionu Šternbersko,“ uvedl Pavel Roubínek, specialista ro rozvoj mikroregionu Šternbersko a DPO pověřenec pro ochranu osobních údajů.
Pozici mu ulehčilo, že je vzděláním právník a v problematice ochrany osobních údajů se orientuje. Všechny náležitosti implementace i zvolené řešení navíc konzultoval s Romanem Sobkuliakem, vedoucím oddělení informatiky a krizového řízení Městského úřadu Šternberk.
Obce a další organizace mikroregionu společně hledaly nástroj, který jim pomůže vyřešit problematiku GDPR jak po stránce její implementace, tak následné správy. Oslovily řadu subjektů a z nabízených možností jim nejlépe vyšla ta od společnosti 4Stars.
Nabídka se od ostatních odlišovala tím, že nezačínala na analýzách a školeních, které samy o sobě vlastní zavedení GDPR neřeší. Proto se nakonec přiklonili k aplikaci XGDPR Express. Díky udělení multilicence pro celý mikroregion zaplatila každá jednotlivá obec či její příspěvková organizace za licenci 5900 Kč a samotné zavedení GDPR následně zvládla vlastními silami.
„Aplikace provádí uživatele logicky a postupně jednotlivými kroky. Za její přednost považujeme vzájemnou provázanost a podmíněnost jednotlivých kroků při zpracovávání vstupní analýzy i následných procesů. Oceňujeme možnost exportu dat a jejich využití pro další řešené subjekty. Software je celkově uživatelsky přívětivý a cenná je podpora formou aktualizací a postupného vylepšování, mj. i na základě zpětné vazby od zákazníků z různých sektorů, pro nás především z toho veřejného,“ popsal svou zkušenost s aplikací Pavel Roubínek.
Vlastními silami nakonec Šternbersko vyřešilo i činnost pověřence. Budou ji zajišťovat 2 pracovníci mikroregionu kvůli své vzájemné zastupitelnosti. Díky jednotnému softwarovému nástroji budou schopni obsloužit větší počet subjektů a díky tomu mohou pověřence vzájemně sdílet.
To logicky ovlivňuje i cenu za služby výkonu pověřence a obce mikroregionu Šternbersko tak budou mít snížené náklady i za následnou správu agendy GDPR. Zároveň tento přístup umožňuje pověřenci být vždy pro zapojené subjekty k dispozici.
„Platforma mikoregionu je pro zajištění agendy GDPR především pro malé obce a školy ideální. Na základě našich zkušeností můžeme software doporučit dalším dobrovolným svazkům obcí,“ doplnil Pavel Roubínek.
Obcím mikroregionu Šternbersko usnadnila zavádění GDPR také skutečnost, že zvolené softwarové řešení bylo předem na řešení pro obce a jejich příspěvkové organizace předem připravené.
„V aplikaci XGDPR Express jsme zpracovali veškeré záznamy a agendy, které zpracovávají obce i školy, takže implementace je mnohem snazší a rychlejší,“ vysvětlil Dalibor Lukaštík, specialista na GDPR.
